Bagi sebuah perusahaan, bukti legalitas merupakan hal yang penting agar customer yakin bahwa perusahaan mereka terpercaya. Selain dari kelengkapan perizinan, legalitas juga dapat dilihat dari beberapa komponen seperti logo, alamat, dan nomor telepon yang biasa diletakkan pada dokumen resmi perusahaan. Selembar kertas yang menggunakan kop surat atau kepala surat dinyatakan memiliki sifat yang lebih resmi atau legal. Meski bersifat resmi, namun kepala surat tidak memiliki desain yang terikat sehingga perusahaan bisa berkreasi sesuai dengan keinginannya. Cetakan kepala surat yang menarik akan memberikan banyak keuntungan karena perannya yang cukup penting. Di bawah ini adalah beberapa manfaat dari penggunaan kepala surat.

Sebagai Identitas atau Tanda Pengenal

Setiap perusahaan pasti membutuhkan identitas atau tanda pengenal agar diakui oleh khalayak. Tanda pengenal tersebut kemudian dimasukkan ke dalam kepala surat untuk memperkuat identitas perusahaan. Untuk itu, isi dari kepala surat juga harus diperhatikan agar mampu menjadi tanda pengenal atau identitas yang baik. Selain di atas lembar dokumen, kepala surat juga diletakkan di bagian amplop surat. Untuk itu kualitas dan desain dari kepala surat harus menarik namun tetap jelas agar penerima surat mudah membacanya.

Sebagai Media Promosi

Ada banyak sekali media dan teknik promosi yang bisa dilakukan perusahaan atau instansi untuk memperkenalkan dirinya. Salah satu media yang bisa digunakan sebagai media promosi adalah kepala surat. Penggunaan kepala surat sebagai media promosi didesain lebih dinamis dan tidak terlalu kaku. Selain itu, warna dan kertas yang dipakai untuk mencetak kepala surat juga harus unik dan menarik namun tetap menampilkan informasi yang jelas. Anda juga bisa menampilkan sebuah Tagline agar mudah diingat oleh penerima surat.

Memberikan Informasi Kepada Penerima Surat

Fungsi utama dari sebuah kepala surat adalah untuk memberikan informasi kepada penerima surat. Untuk itu, isinya juga harus dipertimbangkan agar penerima surat mendapatkan segala informasi penting dari perusahaan atau instansi Anda. Berbagai macam hal yang harus ada di kepala surat diantaranya yaitu logo perusahaan/instansi, nama perusahaan/instansi yang ditulis dengan huruf kapital paling besar, alamat lengkap, kontak telepon, nomor fax, kode pos, dan jenis usaha jika perusahaan niaga. Beberapa kepala surat terkadang juga memberikan informasi berupa alamat email dan alamat website.

Sebagai Sarana Branding atau Pengenalan Produk

Branding atau pengenalan produk cukup penting bagi perusahaan agar produknya lebih dikenal oleh masyarakat, terutama masyarakat sebagai target pasarnya. Tidak sedikit perusahaan yang memanfaatkan kepala surat ini sebagai sarana branding secara tidak langsung. Adanya logo dan nama perusahaan dalam kepala surat biasanya mampu diingat oleh mereka yang melihatnya. Apalagi jika ditambah tagline pada kepala surat yang dibuat. Namun tagline ini lebih cocok untuk perusahaan niaga atau bisnis yang ingin memiliki ciri khas berbeda dengan perusahaan lainnya.

Menambah Kredibilitas

Kepala surat biasanya berisi informasi penting dari perusahaan mulai dari nama, logo, alamat, hingga nomor kontak. Adanya informasi lengkap pada kepala surat mampu meningkatkan kredibilitas perusahaan. Karena perusahaan yang tidak kredibel jarang yang memberikan informasi lengkap seperti yang tercantum pada kepala surat. Kredibilitas sangat penting untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat.

Itulah informasi mengenai betapa pentingnya sebuah kop surat atau kepala surat bagi perusahaan. Meskipun begitu, desain kepala surat yang menarik serta kualitas yang baik juga sangat penting untuk diperhatikan. Snapy merupakan jasa percetakan terbaik yang akan memberikan hasil yang berkualitas. Tidak perlu memesan langsung ke kantor, Anda bisa memesan secara online sehingga bisa menghemat waktu dan tenaga. Kunjungi website-nya langsung di www.snapy.co.id untuk melakukan pemesanan secara online.